Apprendre à déléguer efficacement – les 5 étapes clés

Découvrez les 5 étapes essentielles pour maîtriser l'art de la délégation et libérer du temps pour les tâches stratégiques dans cet article informatif.
Ann Kristin Benthien coaching professionnel à Paris

Apprendre à déléguer efficacement

Souvent, les managers ou directeurs rencontrent des difficultés à effectuer leur véritable travail et à se concentrer sur les missions stratégiques à forte valeur ajoutée. La raison ? Le nombre considérable de tâches opérationnelles à réaliser au quotidien. Cette charge importante de travail peut alors entraîner un risque de burn-out. Et si la solution à ce problème était d’apprendre à déléguer efficacement ?

 

Qu’est-ce que la délégation ?

Outil fondamental du management, le fait de déléguer consiste à confier une mission, un objectif ou une tâche à un collaborateur, en lui laissant une autonomie réelle sur les moyens et méthodes. Toutefois, il agit uniquement à l’intérieur d’un cadre bien défini en amont, et peut bénéficier de l’assistance du responsable en cas de difficultés rencontrées. Des procédures de contrôle, dont la fréquence et les modalités sont décidées à l’avance, permettent de faire le point sur les résultats obtenus.

La délégation permet de répartir le travail selon les compétences et intérêts de chacun, tout en offrant davantage de responsabilités. À ce titre, la délégation est aussi un état d’esprit : elle participe d’une démarche de décentralisation et de confiance dans les relations de travail. De plus, déléguer apparaît essentiel pour l’épanouissement de l’équipe et le bon développement de l’entreprise.

Attention, très souvent nous pensons seulement à une délégation vers le bas, mais la délégation de la responsabilité se fait aussi vers le haut.

D’ailleurs, du point de vue d’un coaching systémique, une personne qui a des difficultés à déléguer vers le bas éprouve souvent des difficultés à déléguer vers le haut.

 

Pourquoi est-ce compliqué d’apprendre à déléguer ?

Lors de notre coaching professionnel à Paris, nous avons observé plusieurs raisons susceptibles de freiner les jeunes managers – mais aussi les plus expérimentés – dans leur envie de déléguer :

– la peur de perdre le contrôle du projet ;
– une culpabilité à surcharger ses collègues ;
– la peur de perdre du temps à tout expliquer ;
– l’idée d’être la seule personne capable d’effectuer ces tâches ;
– un manque de priorisation de ses propres projets ;
– un doute sur les compétences de ses collaborateurs.

 

Pourquoi apprendre à déléguer ?

1 – La concentration sur son véritable périmètre

Grâce à la délégation, vous allez vous libérer du temps – même si cela vous demande un temps d’investissement au début, puisque vous avez besoin d’accompagner vos collaborateurs.

Une fois que vous avez gagné du temps, vous pouvez vous concentrer sur vos tâches plus stratégiques en tant que manager et prendre de la hauteur pour une vue globale.

2 – L’expression de la confiance envers l’équipe

En confiant une mission avec un objectif précis à l’un de vos collaborateurs, vous lui faites part de toute la confiance que vous avez en lui, ce qui va également influencer sa motivation.

3 – Développer les compétences de collaborateurs

Le fait de déléguer des tâches aux membres de votre équipe va améliorer leur méthode de travail, développer leurs compétences et leur en faire acquérir de nouvelles. Ils deviendront de plus en plus efficaces et autonomes au fil du temps.

 

Apprendre à déléguer – les 5 étapes clés

1 – Faites un inventaire de toutes vos activités et projets

Listez vos projets à venir, vos activités et les tâches que vous effectuez, de manière hebdomadaire et mensuelle. Cela vous permettra d’avoir une vision globale de tout ce qui constitue votre travail au quotidien.

2 – Déterminez le niveau d’autonomie de vos collaborateurs

Lors de notre accompagnement pour apprendre à déléguer, nous utilisons la roue d’autonomie de Katherine Symor, analyste transactionnelle. Elle a mis en lumière quatre phases dans lesquelles une personne peut se trouver avant d’atteindre une parfaite autonomie :

La dépendance

qui s’apparente à l’arrivée d’une jeune recrue dans l’entreprise, en plein apprentissage des méthodes internes de travail ;

La contre-dépendance

qui correspond à une envie d’agir de façon autonome, sans pour autant disposer de compétences suffisantes ;

L’indépendance

phase durant laquelle la personne va s’épanouir, prendre des initiatives et tester ses limites ;

L’interdépendance

qui permet de partager, donner et recevoir pour une meilleure cohésion d’équipe. On parle de phase de co-construction.

En résumé, si le collaborateur connaît ses forces et ses limites, vous pouvez lui déléguer des tâches. Dans le cas contraire, il aura besoin d’autorité et de surveillance.

Bien évidemment, en fonction de l’étape dans laquelle se trouve le collaborateur dans la roue d’autonomie, il sera important d’adapter votre style de management (directif -1, explicatif – 2, délégatif – 3, participatif – 4).

3 – Identifiez les intérêts des personnes

Lors de notre accompagnement pour apprendre à déléguer, nous vous conseillons de demander à vos collaborateurs ce qui les intéresse. Vous pourrez ensuite déterminer avec eux quels projets, tâches et activités leur confier. Bien sûr, cela doit rester en adéquation avec les besoins de votre entreprise.

De nouvelles responsabilités seront ainsi perçues comme des récompenses. C’est également un gage de confiance qui devrait les pousser à donner le meilleur d’eux-mêmes.

 

4 – Communiquez clairement vos attentes

Il est primordial de définir les cadres de la mission, les objectifs, le résultat final attendu et le délai de réalisation. Selon l’autonomie de la personne, vous pourrez créer un plan avec chaque étape détaillée pour parvenir au résultat escompté, ou simplement valider certaines phases identifiées par votre collaborateur.

 

5 – Faites régulièrement des retours

Les retours sont importants, car ils aident votre collaborateur à savoir s’il va dans la bonne direction. Cela permet de le rassurer, mais aussi de développer son niveau d’autonomie. Si des modifications doivent être envisagées, le fait de le signaler va aider le collaborateur à progresser et à améliorer ses compétences.

D’ailleurs, dans notre formation en communication, nous préconisons l’utilisation d’un feedforward plutôt qu’un simple feedback. Il s’agit de proposer des solutions concrètes à votre collaborateur, pour qu’il puisse réussir la tâche, l’activité ou le projet qui lui a été confié. Le feedback, quant à lui, est une simple analyse de ce qui est bien fait ou non.

6 – Surveillez de temps en temps

Vous déléguez une mission, mais vous en restez maître. Nous vous conseillons de contrôler fréquemment l’avancement des projets ou la bonne exécution des tâches confiées, pour vous assurer que votre collaborateur vous livre le projet dans les temps.

Dans notre formation en management, nous vous donnerons également des clés et des outils  pour bien suivre vos projets.

Besoin d’aide pour apprendre à déléguer ? Contactez notre équipe d’experts.

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