Apprendre à déléguer efficacement
Souvent, les managers ou directeurs rencontrent des difficultés à effectuer leur véritable travail et à se concentrer sur les missions stratégiques à forte valeur ajoutée. La raison ? Le nombre considérable de tâches opérationnelles à réaliser au quotidien. Cette charge importante de travail peut alors entraîner un risque de burn-out. Et si la solution à ce problème était d’apprendre à déléguer efficacement ?
Qu’est-ce que la délégation ?
Outil fondamental du management, le fait de déléguer consiste à confier une mission, un objectif ou une tâche à un collaborateur, en lui laissant une autonomie réelle sur les moyens et méthodes. Toutefois, il agit uniquement à l’intérieur d’un cadre bien défini en amont, et peut bénéficier de l’assistance du responsable en cas de difficultés rencontrées. Des procédures de contrôle, dont la fréquence et les modalités sont décidées à l’avance, permettent de faire le point sur les résultats obtenus.
La délégation permet de répartir le travail selon les compétences et intérêts de chacun, tout en offrant davantage de responsabilités. À ce titre, la délégation est aussi un état d’esprit : elle participe d’une démarche de décentralisation et de confiance dans les relations de travail. De plus, déléguer apparaît essentiel pour l’épanouissement de l’équipe et le bon développement de l’entreprise.
Attention, très souvent nous pensons seulement à une délégation vers le bas, mais la délégation de la responsabilité se fait aussi vers le haut.
D’ailleurs, du point de vue d’un coaching systémique, une personne qui a des difficultés à déléguer vers le bas éprouve souvent des difficultés à déléguer vers le haut.
Pourquoi est-ce compliqué d’apprendre à déléguer ?
Lors de notre coaching professionnel à Paris, nous avons observé plusieurs raisons susceptibles de freiner les jeunes managers – mais aussi les plus expérimentés – dans leur envie de déléguer. Voici celles qui ont été le plus souvent mentionnées :
1 – J’ai peur de perdre le contrôle du projet si je délègue
Cette crainte peut être liée à un manque de confiance en soi et à un problème d’anxiété. Accepter de déléguer ne veut pas dire que vos collaborateurs vont prendre votre place s’ils fournissent un travail de qualité, ou à l’inverse, de nuire à la société en cas de problème.
Gardez à l’esprit que les membres d’une équipe ne sont pas des rivaux, mais des alliés qui avancent vers le même objectif : assurer la pérennité de l’entreprise.
De plus, votre poste managérial vous permet de choisir les missions à confier à vos partenaires. Vous avez la main sur les contraintes et le cadre, et garder la maîtrise du projet.
2 – Je me sens coupable de surcharger mes collègues
Si vous décidez de confier une tâche à l’un de vos collaborateurs, commencez par l’informer de ce dont il s’agit, du délai dont il dispose et des résultats attendus.
De cette manière, il pourra estimer le temps nécessaire pour cette mission, en plus de ce qui lui est demandé en parallèle.
Restez à son écoute pour veiller à recueillir son consentement. Adaptez éventuellement votre demande en termes de délai, afin de lui éviter une charge de travail trop lourde.
3 – Je risque de perdre du temps à devoir tout expliquer
Vous ne devez pas raisonner à court terme, mais plutôt vous dire qu’apprendre à déléguer sera réellement bénéfique à moyen et long terme. Aussi, si vous pensez ne pas avoir suffisamment de temps pour former votre délégataire, confiez la mission à quelqu’un d’expérimenté plutôt qu’à un débutant.
Quoi qu’il en soit, vous devrez probablement contrôler le début de la délégation, mais dès lors que la confiance sera établie, vous n’aurez plus à vous en préoccuper.
4 – Je pense être la seule personne capable d’effectuer ces tâches
Le rôle du manager implique le développement des compétences de son équipe. Vous devez donc chercher à faire progresser vos collaborateurs, notamment en leur confiant des tâches que vous avez l’habitude de gérer. Pour qu’ils puissent les accomplir plus facilement, vous pouvez les diviser en plusieurs étapes.
N’hésitez pas non plus à les former sur vos propres outils et méthodes de travail, afin qu’ils puissent effectuer la mission de la même manière que vous l’auriez fait.
5 – J’ai du mal à prioriser mes propres projets
En utilisant un outil tel que la matrice d’Eisenhower, vous allez pouvoir mieux organiser votre travail et gérer vos priorités. Focalisez-vous sur les missions les plus importantes, déléguez les plus urgentes. Attention de ne pas confier uniquement des tâches qui présentent peu d’intérêt à vos collègues, car cela pourrait les démotiver.
Vos responsabilités managériales vous incombent aussi de leur transmettre votre savoir-faire, afin qu’ils soient en mesure, au même titre que vous, de réaliser des missions à forte valeur ajoutée.
6 – J’ai un doute sur les compétences de mes collaborateurs
Apprendre à déléguer, c’est aussi apprendre à faire confiance. De plus, comment les membres de votre équipe peuvent-ils démontrer leurs capacités, si vous ne leur laissez pas l’occasion de le faire ?
Afin de favoriser l’intelligence collective, améliorer la productivité de l’entreprise et responsabiliser vos collaborateurs, vous devrez nécessairement avoir confiance en eux.
Pourquoi apprendre à déléguer ?
1 – la concentration sur son véritable périmètre
Grâce à la délégation, vous allez vous libérer du temps – même si cela vous demande un temps d’investissement au début, puisque vous avez besoin d’accompagner vos collaborateurs.
Une fois que vous avez gagné du temps, vous pouvez vous concentrer sur vos tâches plus stratégiques en tant que manager et prendre de la hauteur pour une vue globale.
2 – l’expression de la confiance envers l’équipe
En confiant une mission avec un objectif précis à l’un de vos collaborateurs, vous lui faites part de toute la confiance que vous avez en lui, ce qui va également influencer sa motivation.
3 – développer les compétences de collaborateurs
Le fait de déléguer des tâches aux membres de votre équipe va améliorer leur méthode de travail, développer leurs compétences et leur en faire acquérir de nouvelles. Ils deviendront de plus en plus efficaces et autonomes au fil du temps.
4 – réduire la charge de travail
En tant que manager, vous pouvez être confronté à un épuisement au travail. Savoir déléguer certaines tâches aux membres de votre équipe permet donc d’éviter le surmenage et les risques de burnout.
Apprendre à déléguer – les 5 étapes clés
1 – Faites un inventaire de toutes vos activités et projets/Déterminez quelles tâches vous pouvez déléguer
Listez vos projets à venir, vos activités et les tâches que vous effectuez, de manière hebdomadaire et mensuelle. Cela vous permettra d’avoir une vision globale de tout ce qui constitue votre travail au quotidien.
2 – Déterminer le niveau d’autonomie de vos collaborateurs
Lors de notre accompagnement pour apprendre à déléguer, nous utilisons la roue d’autonomie de Katherine Symor, analyste transactionnelle. Elle a mis en lumière quatre phases dans lesquelles une personne peut se trouver avant d’atteindre une parfaite autonomie :
la dépendance
qui s’apparente à l’arrivée d’une jeune recrue dans l’entreprise, en plein apprentissage des méthodes internes de travail ;
la contre-dépendance
qui correspond à une envie d’agir de façon autonome, sans pour autant disposer de compétences suffisantes ;
l’indépendance
phase durant laquelle la personne va s’épanouir, prendre des initiatives et tester ses limites ;
l’interdépendance
qui permet de partager, donner et recevoir pour une meilleure cohésion d’équipe. On parle de phase de co-construction.
En résumé, si le collaborateur connaît ses forces et ses limites, vous pouvez lui déléguer des tâches. Dans le cas contraire, il aura besoin d’autorité et de surveillance.
Bien évidemment, en fonction de l’étape dans laquelle se trouve le collaborateur dans la roue d’autonomie, il sera important d’adapter votre style de management (directif -1, explicatif – 2, délégatif – 3, participatif – 4).
3 – Identifier les intérêts des personnes
Lors de notre accompagnement pour apprendre à déléguer, nous vous conseillons de demander à vos collaborateurs ce qui les intéresse. Vous pourrez ensuite déterminer avec eux quels projets, tâches et activités leur confier. Bien sûr, cela doit rester en adéquation avec les besoins de votre entreprise.
De nouvelles responsabilités seront ainsi perçues comme des récompenses. C’est également un gage de confiance qui devrait les pousser à donner le meilleur d’eux-mêmes.
4 – Communiquez clairement vos attentes
Il est primordial de définir les cadres de la mission, les objectifs, le résultat final attendu et le délai de réalisation. Selon l’autonomie de la personne, vous pourrez créer un plan avec chaque étape détaillée pour parvenir au résultat escompté, ou simplement valider certaines phases identifiées par votre collaborateur.
5 – Faites régulièrement des retours
Les retours sont importants, car ils aident votre collaborateur à savoir s’il va dans la bonne direction. Cela permet de le rassurer, mais aussi de développer son niveau d’autonomie. Si des modifications doivent être envisagées, le fait de le signaler va aider le collaborateur à progresser et à améliorer ses compétences.
D’ailleurs, dans notre formation en communication, nous préconisons l’utilisation d’un feedforward plutôt qu’un simple feedback. Il s’agit de proposer des solutions concrètes à votre collaborateur, pour qu’il puisse réussir la tâche, l’activité ou le projet qui lui a été confié. Le feedback, quant à lui, est une simple analyse de ce qui est bien fait ou non.
6 – Surveillez de temps en temps
Vous déléguez une mission, mais vous en restez maître. Nous vous conseillons de contrôler fréquemment l’avancement des projets ou la bonne exécution des tâches confiées, pour vous assurer que votre collaborateur vous livre le projet dans les temps.
Dans notre formation en management, nous vous donnerons également des clés et des outils pour bien suivre vos projets.
Besoin d’aide pour apprendre à déléguer ? Contactez notre équipe d’experts.
